개인정보 수집·이용 동의서

동의서를 아무리 예쁘게 받아 두어도, 한 장에 전부 몰아 담은 순간 그 동의는 없던 것이 됩니다. 법이 요구하는 건 서명이 아니라 구분이기 때문입니다.

한 칸에 몰아 받은 동의는 동의가 아닙니다

개인정보 보호법 제22조 제1항은 동의 사항을 구분해 알리고 각각 동의를 받으라고 합니다. 그런데 실제로 돌아다니는 동의서는 대개 이렇게 생겼습니다.

「위 개인정보 수집·이용 및 마케팅 활용에 동의합니다 □」

업무에 꼭 필요한 연락처와, 없어도 되는 광고 발송이 체크박스 하나에 묶여 있습니다. 이러면 동의를 받은 게 아니라 동의를 강요한 모양이 됩니다.

게다가 제22조 제5항은 선택 사항에 동의하지 않았다는 이유로 서비스 제공을 거부하지 못한다고 못 박습니다. 마케팅 동의를 안 했다고 가입을 막으면 그 자체가 위반입니다.

동의를 받아도 못 받는 것이 하나 있습니다

주민등록번호입니다. 가장 흔하게 틀리는 지점이라 따로 떼어 적습니다.

제24조의2는 주민등록번호를 원칙적으로 처리하지 못하게 합니다. 법률·대통령령·규칙에 구체적으로 근거가 있는 경우, 정보주체나 제3자의 급박한 생명·신체·재산의 이익을 위해 명백히 필요한 경우 등만 예외입니다. 본인이 동의했다는 사정은 근거가 되지 않습니다.

그러면 4대보험 신고는 어떻게 하느냐고 되묻게 되는데, 그건 법령에 근거가 있어서 받는 것입니다. 동의서의 「수집 항목」에 끼워 넣어 받는 것과는 경로가 다릅니다. 지원서 단계에서 본인 확인만 하려는 것이라면 생년월일로 충분합니다.

「원활한 업무 처리를 위하여」는 목적이 아닙니다

제15조 제2항이 알리도록 한 네 가지 중 첫째가 목적입니다. 그런데 목적 칸에 저 문장을 적어 두면, 읽는 사람은 자기 정보가 어디에 쓰이는지 하나도 모르는 채로 서명하게 됩니다.

알려야 하는 네 가지는 이것입니다. 하나라도 빠지면 동의의 효력이 흔들립니다.

1. 개인정보의 수집·이용 목적
2. 수집하려는 개인정보의 항목
3. 개인정보의 보유 및 이용 기간
4. 동의를 거부할 권리가 있다는 사실과, 거부에 따른 불이익이 있다면 그 내용

넷째 항목이 특히 자주 빠집니다. 「거부할 수 있다」는 말을 굳이 적고 싶지 않아서겠지만, 안 적으면 안 적은 쪽이 불리해집니다.

건강검진 결과를 받는다면 칸을 따로 내야 합니다

민감정보(제23조)와 고유식별정보(제24조)는 다른 항목과 묶을 수 없습니다. 별도 동의입니다.

입사할 때 건강검진 결과를 받는 회사가 많은데, 그게 민감정보입니다. 일반 항목과 한 줄에 적어 두었다면 그 부분은 동의를 못 받은 상태입니다.

동의서보다 무서운 건 파기입니다

「채용 전형 종료 후 즉시 파기」라고 적어 놓고 지원서 파일을 3년째 폴더에 두고 있다면, 그 동의서는 지키지 않은 약속의 증거가 됩니다. 안 적었으면 해석의 여지라도 있는데, 적어 두고 안 지킨 건 다툴 여지가 없습니다.

그래서 보유 기간은 실제로 지킬 수 있는 기간으로 적어야 합니다. 법에 보존 의무가 있는 것은 그 기간을 그대로 씁니다. 직원 기록은 퇴직 후 3년(근로기준법 제42조), 거래 장부는 5년(상법 제33조)이 기준점입니다.

사람을 쓰기 시작하면 같이 만드는 것들

이 동의서 하나만 덩그러니 있는 경우는 드뭅니다. 보통 이 묶음으로 움직입니다.

• 근로계약서 — 채용이 확정되면 첫날 씁니다
• 근로자명부 — 주소와 생년월일이 들어가는 장부입니다
• CCTV 안내판·운영방침 — 영상도 개인정보입니다
• 직원 채용 시 갖출 서류 — 인원수에 따라 목록이 갈립니다

입력한 값은 이 브라우저를 벗어나지 않습니다

개인정보를 다루는 서식을 만들면서 정작 그 내용을 서버로 보내면 앞뒤가 안 맞습니다. 전부 화면 안에서 만들고 인쇄합니다. 회사 정보만 이 브라우저에 남아 다음에 열면 그대로 나옵니다.

여기 담은 건 법이 요구하는 틀입니다. 목적과 항목, 기간은 회사마다 다르니 예시를 그대로 두지 말고 실제에 맞게 고쳐 쓰세요.