품의서는 ‘해도 됩니까’를 묻는 문서입니다
일을 하기 전에 승인을 받는 문서입니다. 이미 쓴 돈을 처리하는 지출결의서와 순서가 반대입니다. 돈이 크게 들거나, 계약이 걸리거나, 회사 이름으로 나가는 일이라면 품의부터 올립니다.
결재가 빨리 나는 품의서의 구조
결재자는 세 가지를 봅니다. 그 세 가지가 순서대로 보이면 빨리 끝납니다.
- 배경 — 왜 지금 이걸 해야 하는가. 현재 무엇이 문제인지 한두 줄로.
- 추진 내용 — 무엇을, 언제, 누가, 얼마에. 여기서 구체적이지 않으면 되돌아옵니다.
- 기대 효과 — 이걸 하면 무엇이 나아지는가. 가능하면 숫자로.
대안을 비교했다면 ‘검토한 대안’ 항목을 넣고 왜 이걸 골랐는지 한 줄 적어 두세요. 결재자가 가장 자주 묻는 질문이 그것입니다.
예산 칸을 비워도 되나
돈이 들지 않는 품의(제도 변경, 인사 발령 등)라면 비워 두면 됩니다. 예산 칸이 비어 있으면 그 줄 자체가 인쇄되지 않습니다. 돈이 든다면 예산 과목까지 적어야 합니다 — 어느 주머니에서 나가는지가 결재의 핵심이기 때문입니다.
품의 다음 순서
품의가 통과되면 구매요청서나 발주서로 집행하고, 대금을 지급할 때 지출결의서를 올립니다. 품의서 문서번호를 뒤 문서에 적어 두면 감사 때 한 줄로 설명됩니다.
품의서에 들어가야 결재가 나갑니다
| 항목 | 적는 법 |
|---|---|
| 품의 목적 | 무엇을 왜 하려는지 한 문장 |
| 금액 | 부가세 포함인지 별도인지 밝혀서 |
| 비교 검토 | 후보를 둘 이상 놓고 왜 이것인지 |
| 기대 효과 | 숫자로 말할 수 있으면 숫자로 |
| 집행 시기 | 언제 얼마를 쓸지 |
결재권자가 알고 싶은 것은 왜 이 금액이 타당한가입니다. 후보를 하나만 적으면 비교할 근거가 없어 되돌아옵니다. 승인된 뒤에는 발주서와 지출결의서로 이어집니다.