구매요청서와 발주서는 다릅니다
구매요청서는 사내에 올리는 문서입니다. “이거 사도 됩니까”를 묻습니다. 발주서는 승인이 난 뒤 거래처로 보내는 문서입니다. “이 조건에 사겠습니다”라고 확정합니다. 순서는 구매요청 → 승인 → 발주입니다.
견적서를 붙이면 결재가 빨라집니다
금액이 큰 건은 견적을 두세 곳에서 받아 붙이는 것이 관행입니다. 왜 이 업체를 골랐는지 사용 목적 칸에 한 줄 적어 두면 결재자가 되묻지 않습니다.
부가세를 포함해서 요청하세요
예산은 부가세를 포함한 금액으로 잡히는 경우가 많습니다. 공급가액만 적어 올렸다가 나중에 10%가 초과되면 다시 결재를 받아야 합니다. 체크박스를 켜면 공급가액과 세액이 표에 함께 찍힙니다.
사고 나서 할 일
물건이 오면 거래명세서로 수량을 확인하고, 대금 지급은 지출결의서로 올립니다. 상시 비품이라면 비품 재고 체크리스트로 관리하면 중복 구매가 줄어듭니다.
요청에서 검수까지의 차례
| 단계 | 문서 | 누가 하는가 |
|---|---|---|
| 필요하다고 알림 | 구매요청서 | 쓰는 부서 |
| 살지 정함 | 품의서 또는 결재 | 결재권자 |
| 거래처에 주문 | 발주서 | 구매 담당 |
| 받고 확인 | 거래명세서 대조 | 받는 부서 |
| 돈을 냄 | 지출결의서 | 경리 |
작은 회사는 이 다섯을 두세 장으로 합치기도 합니다. 다만 요청한 사람과 결재한 사람, 받은 사람이 각각 남아야 나중에 문제가 생겼을 때 되짚을 수 있습니다.