비품 예산은 없어서가 아니라 중복 구매로 샙니다
재고를 세어 보면 서랍마다 잠자는 스테이플러가 나옵니다. 분기에 한 번만 실사해도 구매 요청의 절반이 사라지는 경우가 많습니다.
기준 수량을 먼저 정하세요
‘최소 이만큼은 있어야 한다’는 수량입니다. 이 값이 있어야 실사 결과가 부족한지 남는지를 자동으로 판단할 수 있습니다. 이 표는 실사 수량에서 기준 수량을 뺀 과부족을 계산하고, 음수인 항목을 발주 목록으로 뽑아 줍니다.
규격을 꼭 적으세요
‘A4 10’은 10장인지 10박스인지 알 수 없습니다. 규격 칸에 ‘2,500매/박스’처럼 단위를 적어 두면 다음 사람이 헷갈리지 않습니다.
실사 다음 순서
부족한 품목은 구매요청서로 올리고, 승인이 나면 발주서로 주문합니다. 어디서 사면 좋을지는 사무용품 구매처에 정리해 두었습니다.
얼마나 자주 세는가
| 주기 | 대상 | 보는 것 |
|---|---|---|
| 주 1회 | 복사용지, 토너처럼 자주 나가는 것 | 떨어지기 전에 채우는지 |
| 월 1회 | 문구류와 소모품 전반 | 장부와 실제가 맞는지 |
| 분기 1회 | 집기와 비품 전체 | 없어진 것과 못 쓰게 된 것 |
| 연 1회 | 자산으로 잡힌 물품 | 장부 금액과 실물이 맞는지 |
핵심은 장부 수량과 실제 수량을 나란히 적는 것입니다. 차이가 나는 칸에 이유를 적어 두면 다음 실사 때 같은 자리에서 또 어긋나는지 볼 수 있습니다.