지출결의서는 언제 쓰나
회사 돈을 쓰고 나서 “이렇게 썼으니 처리해 달라”고 올리는 문서입니다. 쓰기 전에 승인을 받아야 하는 건이라면 품의서나 구매요청서가 먼저입니다. 순서를 바꾸면 감사에서 지적을 받습니다.
계정과목을 왜 적나
회계팀이 장부에 옮길 때 쓰는 분류입니다. 잘못 적으면 회계팀이 되돌려 보냅니다. 헷갈리는 것 몇 가지만 짚으면,
- 소모품비 — 볼펜·A4용지처럼 사면 곧 없어지는 것
- 복리후생비 — 직원을 위해 쓴 돈 (간식·경조사·회식)
- 접대비 — 거래처를 위해 쓴 돈. 한도가 따로 있어 복리후생비와 반드시 구분합니다
- 여비교통비 — 출장·외근 교통비. 출장은 출장 경비 정산서로 따로 정리하는 편이 낫습니다
증빙이 없으면 처리되지 않습니다
금액이 3만원을 넘으면 적격증빙(세금계산서·계산서·신용카드 매출전표·지출증빙용 현금영수증)이 있어야 비용으로 인정됩니다. 첨부 칸에 무엇을 붙였는지 적어 두면 회계팀이 되묻지 않습니다.
결재란은 회사 규정대로
기본값은 담당·팀장·이사·대표입니다. 금액에 따라 결재선이 달라지는 회사가 많으니 규정을 확인하고 쉼표로 바꿔 넣으세요. 결재가 필요 없으면 칸을 비우면 됩니다.
지출결의서와 짝이 되는 문서
| 상황 | 함께 붙일 것 |
|---|---|
| 물건을 샀다 | 거래명세서 또는 영수증, 발주서 |
| 용역을 받았다 | 세금계산서, 계약서 |
| 출장을 다녀왔다 | 출장 경비 정산서와 영수증 |
| 회식을 했다 | 카드 전표와 참석자 명단 |
| 경조사비를 냈다 | 청첩장이나 부고 등 사실을 알 수 있는 것 |
지출결의서는 왜 이 돈을 쓰는가를 설명하는 문서이고, 증빙은 실제로 썼다는 증거입니다. 둘이 짝을 이루어야 결재가 통과됩니다. 경조사비는 청탁금지법상 가액 기준을 함께 확인하세요.