발주서를 남기는 이유
전화나 메신저로 “그거 100개 보내주세요”라고 하면 나중에 수량·단가·납기가 전부 말싸움이 됩니다. 발주서는 그 합의를 한 장에 고정합니다. 특히 납기와 결제조건은 적어 두지 않으면 관행대로 흘러갑니다.
견적서와 무엇이 다른가
견적서는 파는 쪽이 “이 값에 드릴 수 있다”고 내는 문서이고, 발주서는 사는 쪽이 “그 값에 사겠다”고 확정하는 문서입니다. 견적서 번호를 발주서 특기사항에 적어 두면 두 문서가 연결됩니다.
결재란은 회사 규정에 맞춰
기본값은 담당·팀장·대표입니다. 회사 결재선에 맞춰 쉼표로 바꿔 넣으세요. 결재가 필요 없는 소액 발주라면 칸을 비우면 결재란 자체가 사라집니다.
납품 다음 순서
물건이 오면 거래명세서로 수량을 확인하고, 회사 비용으로 처리하려면 지출결의서를 올립니다. 사내 승인이 먼저 필요한 건이라면 구매요청서부터 쓰세요.
발주서에 빠지면 다투게 되는 칸
| 칸 | 왜 필요한가 |
|---|---|
| 발주 번호와 날짜 | 나중에 어느 건인지 특정하는 기준이 됩니다 |
| 품목·규격·수량 | 규격을 빼면 다른 물건이 옵니다 |
| 단가와 합계 | 부가세 포함인지 별도인지 함께 적습니다 |
| 납기 | 언제까지인지 없으면 재촉할 근거가 없습니다 |
| 결제 조건 | 언제 얼마를 어떻게 주는지 |
| 인수 조건 | 어디로 보내고 누가 받는지 |
거래명세서와 세금계산서는 이 발주서를 기준으로 맞춰집니다. 그래서 처음에 정확히 적어 두는 편이 나중에 고치는 것보다 훨씬 쌉니다.