가지급금이 무엇인가
출장을 가기 전에 회사가 미리 주는 돈입니다. 다녀와서 실제로 쓴 금액과 맞춰 보고, 남으면 반납하고 모자라면 더 받습니다. 이 정산서는 그 차액을 자동으로 계산합니다.
- 사용액 > 가지급금 — 회사가 차액을 더 줍니다. 입금 계좌를 적으세요.
- 사용액 < 가지급금 — 남은 돈을 반납합니다.
증빙 칸을 채우세요
회계팀이 가장 먼저 보는 칸입니다. 3만원을 넘는 지출은 적격증빙(세금계산서·계산서· 신용카드 매출전표·지출증빙용 현금영수증)이 있어야 비용으로 인정됩니다. 법인카드로 썼다면 ‘카드’로 두면 됩니다.
일당이나 식비처럼 규정에 따라 정액으로 나오는 항목은 ‘없음’으로 두고 내역 칸에 근거를 적으세요.
영수증을 잃어버렸다면
카드로 결제했다면 카드사 이용내역서로 대신할 수 있습니다. 현금이었다면 회사 규정에 따라 ‘영수증 분실 확인서’를 붙이는 경우가 많습니다. 사실확인서로 만들어 첨부하세요.
출장 전후 서류
가기 전에는 출장신청서, 다녀와서는 출장보고서와 이 정산서를 씁니다. 법인카드로 결제했다면 법인카드 사용내역서에도 같이 잡힙니다.
항목마다 필요한 증빙
| 항목 | 증빙 | 자주 막히는 곳 |
|---|---|---|
| 교통비 | 승차권, 영수증, 주유 영수증 | 자가용은 유류비 기준을 미리 정합니다 |
| 숙박비 | 숙박 영수증 | 숙박비에 조식이 섞이면 나눠 적습니다 |
| 식비 | 카드 전표 | 1인 한도를 넘으면 사유를 적습니다 |
| 기타 | 해당 영수증 | 무엇에 썼는지 한 줄 적어야 통과됩니다 |
가지급금을 미리 받았다면 받은 금액과 쓴 금액의 차액을 함께 적습니다. 남으면 반납하고 모자라면 추가로 받습니다. 출장 유류비는 유류비 계산기로 근거를 만들어 두면 설명하기 쉽습니다.