신청서와 보고서를 한곳에서
위에서 종류만 바꾸면 같은 내용으로 신청서와 보고서를 각각 뽑을 수 있습니다. 다녀오기 전에 신청서를 뽑아 결재를 받고, 다녀온 뒤 결과만 채워 보고서를 뽑으면 두 번 치는 일이 없습니다.
출장일수는 이렇게 셉니다
시작일과 종료일을 모두 포함해서 셉니다. 당일 출장은 1일, 하루 자고 오면 2일입니다. 출장비 규정이 일당으로 되어 있는 회사가 많아 이 숫자가 곧 금액이 됩니다.
영수증이 없는 항목
일당·식비처럼 회사 규정에 따라 정액으로 나오는 항목은 영수증이 없습니다. 내역 칸에 ‘사내 규정 일당 2일’처럼 근거를 적어 두면 회계팀이 되묻지 않습니다.
가지급금을 받았다면
출장 전에 돈을 미리 받았다면 출장 경비 정산서를 쓰세요. 실제 사용액과 가지급금의 차액을 자동으로 계산해 얼마를 반납하거나 더 받아야 하는지 보여줍니다.
출장 하나에 문서가 셋
| 시점 | 문서 | 들어가는 것 |
|---|---|---|
| 가기 전 | 출장신청서 | 출장지, 기간, 목적, 예상 경비 |
| 다녀온 뒤 | 출장보고서 (복명서) | 한 일과 만난 사람, 결과와 다음 할 일 |
| 정산할 때 | 출장 경비 정산서 | 교통비·숙박비·식비와 영수증 |
신청서에 적은 예상 경비와 정산서의 실제 금액이 크게 벌어지면 설명을 요구받습니다. 예상은 넉넉히 잡되 근거가 되는 금액으로 적으세요. 경비 정산은 출장 경비 정산서에서 이어 씁니다.